nếu bạn có hỏi Tim, công cụ #1 để tăng hiệu suất là gì?

thì Tim nói nhanh luôn: Checklist (danh mục)

Bữa Tim bay tới sân bay Ladakh ở Ấn Độ.

Không khí loãng của độ cao ~3500m làm Tim chóng mặt.

đã vậy, đi vô toilet, thấy dơ èo.

Tim chợt nghĩ: “ko có checklist toilet” hèn chi.

à, thế là Tim nhớ ra là Tim chưa kể bạn về “bí mật checklist”.

Nó là 1 công cụ 20/80. Dễ làm nhưng lợi ích khiếp khủng.

Hôm nay, ngày nghỉ giữa những cung đường phượt

Tim mở laptop ra viết cho bạn đôi dòng.

Cliche

“Bí mật cuộc sống nằm ở sự đơn giản”

vì đơn giản thì hiệu quả, đặc biệt khi làm đúng-đủ-đều

• đúng: cái 20/80
• đủ: đạt ngưỡng lương-chất
• đều: duy trì để hưởng lãi kép (compound effect)

Checklist là 1 công cụ như vậy

nó quá đơn giản, nên ít người thấy sức mạnh của nó

giống như thở. ai cũng biết thở, nhưng hiếm người master nó.

trong khi thay đổi cách thở, cũng làm tăng trí tuệ & hạnh phúc rồi.

ai cũng biết “ăn rau giúp body đẹp, da đẹp và nhiều năng lượng”

nhưng ít người làm. và rất hiếm người ăn rau như thói quen.

Năm 3 Đại học, sau giai đoạn dậy 3am mỗi ngày để thiền & cày IELTS

Tim đặt sách “Tools of Titans” từ amazon và đọc cả tháng (4-6h/ngày)

sách gần 700 trang, nhưng Checklist là top 5 cái hay nhất từ sách này.

nó quá hay. quá hiệu quả.

Tim dùng nó mỗi ngày. biến nó thành 1 phần của mình.

Email này cũng là 1 sản phẩm của checklist

xin lỗi chớ lúc Tim đi vệ sinh, Tim chợt nghĩ ra ý tưởng về checklist toitlet

thì Tim note lại vào google keep ngay.

note nhảm nhí 2-3 câu thôi.

xong tự nhiên quán tính hành động bắt mình note ra thành 5-7 câu.

và đó là cách Tim luôn có nhiều cái để viết, để suy nghĩ (trên Journal)

Nhiều người hỏi Tim muốn viết journal cho thông thái và ko bik viết gì

à, “ChatGPT cần prompt để viết. Não chúng ta cũng vậy.”

và prompt tốt nhất để viết lách, để suy nghĩ chiến lược,

dù trong học tập hay công việc,

là những ý tưởng thoáng qua

lúc mình mới ngủ dậy, lúc đang tắm/vệ sinh

hay lúc đi dạo hoặc ngồi trện tàu/máy bay, mà KHÔNG cầm cái điện thoại.

⇒ Đó là cách kích hoạt sức mạnh tiềm thức

thiên tài có nhiều những ý tưởng đột phá

vì họ biết níu giữ những ý tưởng tốt của mình.

đúng thời điểm ý tưởng đang tốt.

To-do Checklist

Checklist thì có nhiều loại.

loại dễ nhất, cái ai cũng thấy, là to-do list

(danh mục những việc cần làm)

Checklist giúp làm những việc 20/80 dễ & nhanh hơn,

hoặc làm nhanh những task lặt vặt ít quan trọng,

nhưng mình ko bỏ hay giao phó cho ai được

ví dụ, lúc năm 2 Đại học,

các bạn cùng lớp học ở cơ sở 2 Bách Khoa dưới làng ĐH (Dĩ An, Bình Dương)

Tim muốn học vượt, nên Tim phải lên tận cơ sở 1 Bách Khoa ở quận 10,

mất 1 giờ chạy xe máy

Đôi khi Tim tự hỏi sao mình tự làm khổ mình thế ko bik

mà thôi, “khổ trước sướng sau, thì thường sướng hơn” (video Binary)

và vì Tim còn làm nghiên cứu khoa học và các hoạt động này kia

Cho nên, mỗi lần chạy lên cơ sở 1, Tim lên checklist những mini-task phải làm

Tim thậm chí còn viết ra checklist nhỏ cho mỗi mini-task trên:

• 5 bài tập cụ thể cần hỏi bạn.
• 3 cuốn sách để lấy trong thư viện
• 2 bài tập để nhắc học viên dạy gia sư.
• 5 câu hỏi để hỏi thầy A.

Hỏi bài thì phải hỏi lúc thầy vừa dạy xong tiết gì đó → canh báo thức trên điện thoại để tới đợi sẵn ở lớp.

đôi khi trong 1 tiếng đồng hồ,

Tim batching (gom lại) và làm được 5-7 việc đáng làm

Micro SoP (recurring)

Ngoài To-do list thì có recurring checklist

checklist để làm các việc lập đi lập lại.

checklist lúc này như mô tả các bước của quy trình

Tim gọi là Micro SoP (Standard Operating Procedure)

ví dụ 1: Checklist mỗi 1-2 tuần của Tim:

• dọn dẹp desktop trên macbook & bookmark trên GOogle Chrome.
• viết journal review tuần qua. good & bad.
• Video call với bố mẹ.
• plan tuần tới chi tiết.

Ví dụ 2: quy trình viết thư học bổng hoặc xin việc

• nghiên cứu job & học bổng → brief
• brainstorm ideas: USP, stories,
• lên outline
• hỏi ý kiến alumni đã dc học bổng review outline
• viết
• (tự) sửa
• peer review. nhờ người review hộ về writing. Vì viết bằng English mà

rồi Tim đang đi phượt ở Ladakh bằng môto gần 500cc phân khối.

Đây là lần đầu Tim lái xe hơn 150cc, nên hơi sợ

(cảnh sa mạc lạnh mà ko quay thì tiếc chết)

và vừa lái xe vừa quay video này kia sao cho đẹp nữa

nên Tim tự nhẩm trong đầu checklist sau:

• bật camera hành trình → nhả công tắt → bóp côn → về số → lên ga

Tóm lại, Checklist giúp:

• Giảm tải trí nhớ (mental load). vì “Não ko chỉ để nhớ, mà là giải quyết vấn đề”
• tăng năng suất: tăng chính xác & giảm thời gian cho mỗi task
• cảm giác Small Win, khi tick vào việc ô đã hoàn thành.
• không bỏ sót công việc quan trọng
• tăng % từ suy nghĩ tới hành động.

mà hành động thì tạo quán tính hành động. Hành động tạo ra kết quả.

kết quả tạo niềm vui, kích thích sáng tạo ý tưởng, và viết checklist để làm tiếp.

⇒ bánh xe niềm vui & thành tựu, tiếp tục xoay vòng.

Checklist kiểm tra

Theo quy tắc 20/80 thứ 5

độ chính xác là thước đo của giá trị

vậy làm sao để tăng chính xác, hay/hoặc giảm lỗi?

Tăng chính xác thì tuỳ ngành, tuỳ việc, và thường khá khó

còn giảm lỗi thì dễ hơn nhiều.

vì quy tắc quan trọng: “cắt đi thì dễ hơn là thêm vào”

hay “giảm lãng phí thì dễ hơn tăng năng suất”

Lỗi sai đến từ: quên, bỏ sót, hoặc không tuân theo quy trình

⇒ cách giảm lỗi tốt nhất là checklist.

Hãy nhớ: “Quên là 1 cái tội”

Sách “The Checklist Manifesto” của bác sĩ Atul Gawande chứng minh:

checklist tí hon có sức mạnh khổng lồ.

giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu suất trong các hệ thống phức tạ

Nếu ai đó bảo mình trí nhớ tốt, là hoặc họ là thiên tài, nên ko cần checklist nữa

thì là hoặc họ làm quá ít việc, hoặc nhớ quá ít thứ.

chớ ko, ngay cả các chuyên gia giàu kinh nghiệm

nghĩa là làm những thứ đó hàng trăm lần rồi.

nhưng cũng có thể quên những bước cơ bản nhất.

ví dụ 1: các bác sĩ phẫu thuật khi xưa kháng cự việc triển khai checklist

“Checklist là rắc rối. bố mày là chuyên gia, tự nhớ mà làm được hết chứ!”

Nhưng sau 3 tháng triển khai checklist thử nghiệm (dự án Dự Án WHO Safe Surgery 2009)

tỷ lệ tử vong giảm 50%, biến chứng giảm 35%

ví dụ 2: 1935, Boeing, thử nghiệm máy bay mẫu mới

phi công quên không nhả khoá điều khiển → tai nạn thảm khốc!

sau đó phát triển checklist cất cánh, và bay 1.8 triệu dặm mà ko bị tai nạn gì.

Hãy nhớ: trí nhớ con người hay gặp lỗi trong các tình huống căng thẳng hoặc phức tạp.

Nói nôm na như ông bà ta: “khi làm nhiều việc thì sơ sót là chuyện bình thường!”

Ok, nhưng thằng nào làm đúng hơn, thì điểm số và thu nhập cao hơn.

đó cũng là 1 trong những lý do Tim “học vẹt” nhưng điểm vẫn cao

Tim làm kỹ năng/dự án mới thì tăng tỷ lệ làm “1 phát trúng ngay” lên.

 à, là vì checklist làm Tim làm mọi thứ chính xác hơn đó

Giống như Checklist trong toilet mà bạn có thể thấy ở các nhà vệ sinh văn minh

Nó giúp lao công ko bỏ sót việc gì, dù là sàn nhà, thay giấy, chùi gương hay thay bọc rác.

ví dụ khác: trước khi nộp essay hay gởi proposal cho khách hàng, thì check:

• lỗi chính tả, dấu câu
• lỗi thông tin người nhận
• lỗi đơn vị tính

ví dụ: trước khi gởi email hoặc đăng blog lên, Tim check:

• đọc dễ hiểu ko
• viết súc tích ko, vì thời gian là vàng.
• dễ áp dụng ko, vì “áp dụng quan trọng hơn hiểu biết.”

⇒ Quy tắc từ Kinh Thánh: “mình muốn được làm gì (đọc gì) thì làm (viết) cho ngta như vậy.”

và rất rất nhiều checklist khác Tim tự làm cho mình

Checklist nộp Visa, đến phòng Gym, đặt vé máy bay, ra quyết định mua món gì đó ko?

Ứng dụng công việc

Bạn có thể ứng dụng vào công việc của mình. Vài gợi ý:

• checklist kiểm thử phần mềm, launch tính năng mới,..
• Checklist giấy tờ/thiết bị on-site của videographer hay người làm event
• checklist tư vấn của Logistics Sales

còn cuộc sống thường ngày thì:

• Chơi game: Checklist tools cần mua/trang bị nếu chọn nhân vật A đó
• Social List: ảnh IG cần có sau chuyến du lịch đó.
• Tài chính: checklist các khoản phải chi mỗi (đầu) tháng: tiền nhà, wifi,
• checklist dời nhà, checklist vật dụng cần mua
• cảm xúc: Checklist câu hỏi/suy nghĩ khi gặp tiêu cực/xui xẻo/nóng giận.

Bạn có thể tham khảo 3 quy tắc checklist của Tim để viết checklist dễ hơn

• 5-7 mục là vừa đủ
• Dễ đọc, dễ hiểu
• khả thi với thực tế

Bonus: cải tiến thường xuyên Dựa trên feedback sử dụng

Checklist quy trình làm cho mình, và cũng có thể áp dụng cho team.

Tim viết quy trình để các giáo viên dạy Tiếng Anh hiệu quả nhất cho mỗi buổi học

checklist kiểm tra giáo án biên soạn, checklist chấm bài tập mỗi tuần,…

Mục đích: tăng chất lượng lớp học,

để bạn cải thiện Tiếng Anh nhanh nhất có thể.

Kết

Tim tự gọi mình Checklist Machine (cỗ máy checklist)vì Tim dùng nó như hơi thở

công cụ bé tí, nhưng lại giúp Tim quá quá nhiều

đúng là công cụ 20/80

Quy tắc vàng:

Viết xuống mọi thứ, dù to hay nhỏ.

vào Journal và Google Keep.

Hãy Né Notion. Né Google Docs hay những sự phức tạp.

đơn giản thì mới dễ làm. làm đều thì mới hiệu quả.

Bí mật để tạo thói quen: 2 cái cũng viết checklist.

chẳng hạn, giờ Tim viết checklist 2 chỗ checkin để đi phượt tiếp ngày mai nè.

Viết 2 sẽ ra 3, 5 và 7 điều.

hành động sẽ tạo ra hành động.

làm việc hiệu suất thì mới đi chơi năng suất được nè, phải hông?

mong email dài ngoằn này hữu ích với bạn nha.

bạn đọc được tới đây là top 10% bạn đọc rồi đoá ahihi

Giờ Tim soạn balo theo checklist soạn đồ của Tim đây.

để mai lấy balo, cột lên moto và vặn ga phượt 130km…

hẹn bạn vào tuần sau,

Tim

P/s: challenge cho bạn: mở Google Keep,

viết checklist “3 việc học được từ email Checklist”

Thần chú của Tim: “áp dụng tốt nhất là khi vừa học xong”.

[Blog này được chuyển thể từ email Tim Vũ gởi độc giả ngày 27/08/2025]